Прості поради та рекомендації

Одним з найбільш ефективних і дієвих методів є розглянути рішення для керування записами що дає вам повне уявлення про вашу базу даних записів — як фізичних, так і цифрових — із можливістю автоматизації повторюваних завдань. Можна краще керувати безпекою та конфіденційністю ваших записів для покращення відповідності.

Принципи належного управління записами

• Автентичний. Повинна бути можливість довести, що записи є тим, за що вони претендують бути, і хто їх створив, зберігаючи записи про їх керування в часі. …
• Точний. …
• Доступний. …
• Повний. …
• Комплексний. …
• Поступливий. …
• Ефективний. …
• Безпечний.

Система обліку є спільна система зберігання, де записи збираються, упорядковуються, отримують доступ, захищаються, зберігаються та знищуються відповідно до затверджених розкладів записів. Система діловодства – це більше, ніж технологія.

4 Правила діловодства

• ВСТАНОВЛЕННЯ ПОЛІТИКИ ВЕДЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ.
• РОЗРОБІТЬ ГРАФІК ЗБЕРІГАННЯ ЗАПИСУ.
• ВИМОГИ ДО ЗАПИСУ ПРИПИНЕННЯ.
• БЕЗПЕЧНО УТИЛІЗУЙТЕ ТРУДОВІ КНИЖКИ.
• ДЛЯ ЗАПИСУ.

Зберігання останніх записів на початку кожної папки допоможе вам відсортувати їх за датою без необхідності повертатися та змінювати їх порядок. Документи, які підпадають під категорію «Різне», все ще можна розділити на загальні стоси, як-от «До файлу», «Подрібнити» або «Викинути».