Якою була головна мета документа?
Метою документа є сприяти передачі інформації від її автора до читачів. Завданням автора є оформлення документа таким чином, щоб інформація, що в ньому міститься, могла бути точно й ефективно інтерпретована.
Усі документи мають своє призначення —переконувати, інформувати, наставляти— але першочергове призначення будь-якого документа — бути прочитаним.
Вихідні документи є, перш за все, важливими для бухгалтерського та бухгалтерського процесу, оскільки вони служать речовий доказ того, що фінансова операція дійсно відбулася. Сьогодні ці документи не обов’язково мають бути фізичними паперовими копіями – вони можуть бути в електронній формі, яку можна відстежити.
Заява мети обіцяє читачеві розвиток аргументу, але не передбачає попередніх висновків, які зробив автор. Визначення мети зазвичай з’являється в кінці вступу.
Документація є необхідні для контролю якості та процесу Потрібен певний рівень згуртованості, щоб ви не виглядали неохайними чи необізнаними. Документація заохочує обмін знаннями, що дає змогу вашій команді зрозуміти, як працюють процеси та як зазвичай виглядають готові проекти.
Хоча існує багато явних цілей створення наукового чи технічного документа, існує чотири загальні категорії: надавати інформацію, давати вказівки, переконувати читача та постановляти (або забороняти) щось.